എല്ലാ സ്ഥാപനമേധാവിമാരും അവരവര്‍ക്കനുവദിച്ചിട്ടുളള യൂസര്‍ ഐ ഡി, പാസ്‌വേര്‍ഡ് എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് ഇ-ഡ്രോപ്പില്‍ ലോഗില്‍  ചെയ്ത് സ്ഥാപനത്തില്‍ നിലവില്‍ ജോലി ചെയുന്ന ജീവനക്കാരുടെ വിവരങ്ങളും അക്കൗണ്ട് നമ്പര്‍, ഐ എഫ് എസ് സി കോഡ്, മൊബൈല്‍ നമ്പര്‍ എന്നിവ ചേര്‍ക്കണമെന്ന് ജില്ലാ കലക്ടര്‍ അറിയിച്ചു. ജോലിക്രമീകരണ വ്യവസ്ഥകളില്‍ ജോലി ചെയുന്നവരുടെ വിവരങ്ങളും നിലവില്‍ ജോലിചെയുന്ന സ്ഥാപനമേധാവിമാര്‍ ചേര്‍ക്കണം.
തദ്ദേശസ്വയംഭരണ സ്ഥാപന സെക്രട്ടറിമാര്‍ എല്ലാ സ്ഥാപനങ്ങളുടേയും ലിസ്റ്റ്  നവംബര്‍ 15 നകം ഇ-ഡ്രോപ്പ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി ആമുഖകത്തുകള്‍ നവംബര്‍ 16 ന് മുമ്പായി  എല്ലാ സ്ഥാപനമേധാവിമാര്‍ക്കും നല്‍കണം. ജില്ലയിലെ സര്‍ക്കാര്‍ നിയന്ത്രണത്തിലുളള പ്രൊഫഷണല്‍ കോളേജുകള്‍ ഉള്‍പ്പെടെയുളള എല്ലാ വിദ്യാഭ്യാസ സ്ഥാപനങ്ങളുടേയും സര്‍ക്കാര്‍ അര്‍ധസര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങളുടേയും കോര്‍പ്പറേഷന്‍/ബോര്‍ഡ്/പൊതുമേഖലാ സ്ഥാപനങ്ങളുടേയും മേധാവിമാര്‍ നവംബര്‍ 16 -നോ തദ്ദേശസ്വയംഭരണ സെക്രട്ടറിമാര്‍ ആവശ്യപ്പെട്ടാല്‍ പൊതുഅവധി ദിവസങ്ങലിലോ  കൈപ്പറ്റണം.
സ്ഥാപനമേധാവി  പൂര്‍ത്തിയാക്കിയ വിവരങ്ങള്‍ ബന്ധപ്പെട്ട സെക്രട്ടറിക്ക് നവംബര്‍ 20 ന് തിരികെ നല്‍കണം. സെക്രട്ടറിമാര്‍ ലഭിക്കുന്ന പട്ടിക പരിശോധിച്ച് സമ്പൂര്‍ണ്ണ ലിസ്റ്റ് നവംബര്‍ 23  നകം ജില്ലാ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് ഓഫീസര്‍ക്ക്  നല്‍കണം. തിരഞ്ഞെടുപ്പ് ഡ്യൂട്ടിയില്‍ നിന്നും ഒഴിവാകുന്നതിന് അര്‍ഹതയുളളവരെ സംബന്ധിച്ചുളള മാനദണ്ഡങ്ങള്‍ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് കമ്മീഷന്‍ നിശ്ചയിച്ചിട്ടുളളതാണ്. പ്രസ്തുത നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ കര്‍ശനമായും പാലിക്കേണ്ടതാണെന്നും ജില്ലാ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് ഓഫീസര്‍ കൂടിയായ ജില്ലാ കലക്ടര്‍ അറിയിച്ചു.