സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ പൊതുഭരണം, നിയമം, ധനകാര്യം ഉള്‍പ്പെടെയുള്ള വകുപ്പുകളിലെ ശമ്പളബില്ലുകള്‍ ഒക്‌ടോബര്‍ മുതല്‍ ജീവനക്കാരുടെ പഞ്ചിംഗ് റിപ്പോര്‍ട്ടിന്റെ (ബയോമെട്രിക് അറ്റന്‍ഡന്‍സ് മാനേജ്‌മെന്റ് സിസ്റ്റം) അടിസ്ഥാനത്തില്‍ തയാറാക്കും.
ബില്ല് തയാറാക്കുന്നത് മുന്‍മാസം 16 മുതല്‍ തന്‍മാസം 15 വരെയുള്ള ഹാജര്‍നിലയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ്. ഈ കാലയളവിലെ ഹാജരില്ലായ്മ ക്രമീകരിക്കുന്നതിന് ബില്‍ തയാറാക്കുന്ന ജീവനക്കാര്‍/ഡി.ഡി.ഒ ബന്ധപ്പെട്ട ജീവനക്കാര്‍ക്ക് അറിയിപ്പ് നല്‍കണം. അറിയിപ്പ് കിട്ടി മൂന്നുദിവസത്തിനകം അവധി ക്രമീകരിക്കുന്നതിന് സ്പാര്‍ക്ക് മുഖേനയും മറ്റു അവധികള്‍ ഫിസിക്കലായും സമര്‍പ്പിക്കണം. ഹാജരില്ലായ്മ ക്രമീകരിച്ചില്ലെങ്കില്‍ ഹാജരായ ദിവസങ്ങള്‍ക്കേ ശമ്പളം ലഭിക്കൂ. ഷിഫ്റ്റ് സംവിധാനത്തില്‍ ജോലി ചെയ്യുന്നവരുടെ ഹാജര്‍നില അതതു കണ്‍ട്രോളിംഗ് ഓഫീസര്‍ അക്കൗണ്ട്‌സ് വകുപ്പില്‍ നല്‍കണം.
2018 ജനുവരി മുതല്‍ സെപ്റ്റംബര്‍ 30 വരെയുള്ള ഹാജരില്ലായ്മ ഒക്‌ടോബര്‍ 15 നകം സ്പാര്‍ക്ക് സംവിധാനത്തില്‍ ക്രമീകരിക്കാമെന്ന് ഉത്തരവില്‍ പറയുന്നു.