തദ്ദേശ സ്ഥാപനങ്ങളിലേക്കുള്ള തെരഞ്ഞെടുപ്പുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് പോളിങ് സ്റ്റേഷനുകളിലെ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ വിലയിരുത്തുന്നതിനും പുരോഗതികള്‍ അറിയിക്കുന്നതിനുമായി സെക്ടറല്‍ ഓഫീസര്‍മാരെ നിയമിക്കാന്‍ ഇലക്ഷന്‍ കമ്മീഷന്‍ തീരുമാനിച്ചു. ഇലക്ട്രോണിക് വോട്ടിങ് യന്ത്രങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട തകരാറുകള്‍ പരിഹരിക്കുന്നതുള്‍പ്പടെയുള്ള പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ക്കായി ഇരുപത് പോളിങ് സ്റ്റേഷനുകള്‍ക്ക് ഒരു സെക്ടറല്‍ ഓഫീസര്‍ എന്ന നിലയിലാണ് ഉദ്യോഗസ്ഥരെ നിയമിക്കുക.
ഒരു വാര്‍ഡിലെ എല്ലാ പോളിങ് സ്റ്റേഷനുകളുടെയും ചുമതല ഒരു സെക്ടറല്‍ ഓഫീസര്‍ക്ക് എന്ന രീതിയിലാകും ഇവരെ നിയോഗിക്കുന്നത്. വിവിധ വകുപ്പുകളിലെ ജൂനിയര്‍ സൂപ്രണ്ടുമാര്‍, വില്ലേജ് ഓഫീസര്‍മാര്‍ അല്ലെങ്കില്‍ സ്പെഷ്യല്‍ വില്ലേജ് ഓഫീസര്‍മാര്‍ എന്നിവരെയാണ് ഇതിലേക്കായി ചുമതലപ്പെടുത്തുക.
വോട്ടെടുപ്പിന് രണ്ട് ദിവസം മുമ്പ് മുതല്‍ പോളിങ് കഴിഞ്ഞ് സാമഗ്രികള്‍ തിരികെ സ്ട്രോങ് റൂമില്‍ എത്തിക്കുന്നത് വരെയാണ് സെക്ടറല്‍ ഓഫീസര്‍മാരുടെ പ്രവര്‍ത്തനം. വോട്ടെടുപ്പിന് മുമ്പ് തന്നെ ഓരോ ഓഫീസര്‍മാരും തങ്ങള്‍ക്ക് ചുമതലപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള പോളിങ് സ്റ്റേഷനുകള്‍ സന്ദര്‍ശിച്ച് വോട്ടെടുപ്പിന് ആവശ്യമായ സജ്ജീകരണങ്ങള്‍ പൂര്‍ത്തിയായിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിച്ച് ഉറപ്പ് വരുത്തും.
സെക്ടറല്‍ ഓഫീസര്‍മാര്‍ പോളിങിന് തലേ ദിവസം വൈകീട്ട് എല്ലാ പോളിങ് സ്റ്റേഷനുകളും സന്ദര്‍ശിച്ച് വോട്ടര്‍ പട്ടികയുടെ മാര്‍ക്ക്ഡ് കോപ്പി പ്രിസൈഡിങ് ഓഫീസര്‍മാര്‍ക്ക് രേഖാമൂലം കൈമാറണം. പോളിങ് ഉദ്യോഗസ്ഥരെല്ലാം പോളിങ് സ്റ്റേഷനില്‍ എത്തിയിട്ടുണ്ടെന്നും ഇലക്ട്രോണിക് വോട്ടിങ് മെഷീന്‍ ഉള്‍പ്പടെ സാമഗ്രികള്‍ ലഭിച്ചുണ്ടെന്നും ഉറപ്പ് വരുത്തും. ഏതെങ്കിലും പോളിങ് സാമഗ്രികളുടെ കുറവുണ്ടായാല്‍ അവ ഉടനെ ലഭ്യമാക്കുന്ന ചുമതലയും സെക്ടറല്‍ ഓഫീസര്‍മാര്‍ക്കാകും.
ഏതെങ്കിലും ബൂത്തില്‍ പുതിയ വോട്ടിങ് മെഷീന്‍ ആവശ്യമായി വന്നാല്‍ ഉടനെ ലഭ്യമാക്കുന്നതോടൊപ്പം റിട്ടേണിങ് ഓഫീസറുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് സ്ഥാനാര്‍ഥികളുടെ വിവരം പുതിയ മെഷീനില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്താനും നടപടി സ്വീകരിക്കും. പോളിങ് നടക്കുന്ന ദിവസം ഓരോ രണ്ട് മണിക്കൂര്‍ ഇടവിട്ട് ബൂത്തുകളില്‍ സന്ദര്‍ശനം നടത്തി പോളിങ് പുരോഗതി സംബന്ധിച്ചും റിട്ടേണിങ് ഓഫീസറെ വിവരം അറിയിക്കണം.
പോളിങ് ബൂത്തിലോ പരിസരങ്ങളിലോ തര്‍ക്കങ്ങളുണ്ടാവുകയോ സ്ഥാനാര്‍ഥികള്‍, പ്രവര്‍ത്തകര്‍, വോട്ടര്‍മാര്‍ എന്നിവര്‍ കോവിഡ് പ്രോട്ടോക്കോള്‍ ലംഘിക്കുകയോ ചെയ്താല്‍ പൊലീസിനെയോ ബന്ധപ്പെട്ട അധികാരികളെയോ അറിയിച്ച് സെക്ടറല്‍ ഓഫീസര്‍മാര്‍ നടപടി സ്വീകരിക്കും. കോവിഡിന്റെ പശ്ചാത്തലത്തില്‍ പോളിങ് ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്ക് പ്രതിരോധ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ക്കുള്ള സാമഗ്രികള്‍ ലഭ്യമായിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തുന്ന ചുമതലയും സെക്ടറല്‍ ഓഫീസര്‍മാര്‍ക്കാണ്.