ത്രിതല പഞ്ചായത്തുകളിൽ ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്ത് റിട്ടേണിങ് ഓഫിസർമാരും മുനിസിപ്പൽ, കോർപ്പറേഷൻ തലങ്ങളിൽ അതതു റിട്ടേണിങ് ഓഫിസർമാരുമാണ് സ്‌പെഷ്യൽ ബാലറ്റ് പേപ്പറുകൾ വിതരണം ചെയ്യുന്നത്. ചുമതലപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള സ്‌പെഷ്യൽ പോളിങ് ഓഫിസർ ബന്ധപ്പെട്ട റിട്ടേണിങ് ഓഫിസറിൽനിന്ന് സ്‌പെഷ്യൽ ബാലറ്റ് പേപ്പറുകൾ, അനുബന്ധ രേഖകൾ, പി.പി.ഇ. കിറ്റ് എന്നിവ കൈപ്പറ്റും. തുടർന്ന് റിട്ടേണിങ് ഓഫിസറുടെ ഓഫിസിൽ സ്‌പെഷ്യൽ പോളിങ് ഓഫിസറെ സഹായിക്കാൻ നിയോഗിച്ചിട്ടുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥനിൽനിന്ന് സ്‌പെഷ്യൽ വോട്ടറുടെ താമസ സ്ഥലം ചോദിച്ചറിയും.

സ്‌പെഷ്യൽ വോട്ടറുടെ വീട്ടിലെത്തിയാൽ തിരിച്ചറിയൽ രേഖ പരിശോധിച്ച് പട്ടികയിലുള്ള വോട്ടർ തന്നെയാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കും. തിരിച്ചറിയൽ രേഖയുടെ നമ്പർ, ബാലറ്റ് നൽകുന്ന സമയം എന്നിവ രജിസ്റ്ററിൽ രേഖപ്പെടുത്തും. ഇതിനു ശേഷം വോട്ടർക്ക് ബാലറ്റ് പേപ്പറിൽ വോട്ട് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ട രീതി വിവരിച്ചു നൽകും. തുടർന്നു ഫോം 19 ബിയിൽ ആവശ്യമായ രേഖപ്പെടുത്തലുകൾ വരുത്തി സ്‌പെഷ്യൽ വോട്ടറുടെ ഒപ്പ് വാങ്ങും.

രജിസ്റ്റർ, 18-ാം നമ്പർ കവർ, ഫോം നമ്പർ 16 എന്നിവയിൽ ബാലറ്റ് പേപ്പറിലെ ക്രമ നമ്പർ രേഖപ്പെടുത്തിയ ശേഷം കൗണ്ടർ ഫോയിലിൽനിന്നു ബാലറ്റ് പേപ്പർ വേർപെടുത്തി വോട്ട് രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനായി സ്‌പെഷ്യൽ വോട്ടർക്കു നൽകും. വോട്ടർ ബാലറ്റ് പേപ്പറിൽ വോട്ട് രേഖപ്പെടുത്തിയ ശേഷം 18-ാം നമ്പർ കവറിലിട്ട് ഒട്ടിച്ചു നൽകണം. ഫോം നമ്പർ 16 വോട്ടറെക്കൊണ്ട് ഒപ്പു രേഖപ്പെടുത്തി തിരികെ വാങ്ങും. ഇത് സ്‌പെഷ്യൽ പോളിങ് ഓഫിസർ സർട്ടിഫൈ ചെയ്യും. ഇതു രണ്ടു കൂടി 19-ാം നമ്പർ വലിയ കവറിലിട്ട് ഇതിനു മുകളിലും വോട്ടറെക്കൊണ്ട് ഒപ്പു രേഖപ്പെടുത്തിക്കും. വനിതാ വോട്ടറാണെങ്കിൽ ഈ കവറിനു പുറത്തുള്ള വൃത്തത്തിൽ W എന്നു രേഖപ്പെടുത്തണം.

ബാലറ്റ് പേപ്പർ തിരികെ നൽകുകയാണെങ്കിൽ സ്‌പെഷ്യൽ പോളിങ് ഓഫിസർ വോട്ടർക്ക് അക്‌നോളഡ്ജ്‌മെന്റ് നൽകും. എസ്.പി.ഒയുടെ കൈവശം നൽകാൻ വിസമ്മതിച്ചാൽ അക്കാര്യം രജിസ്റ്ററിൽ രേഖപ്പെടുത്തി ഒപ്പു വാങ്ങുകയും ചെയ്യും. ഇങ്ങനെയുള്ളവർക്കു സ്‌പെഷ്യൽ പോസ്റ്റൽ ബാലറ്റ് നേരിട്ടു തപാലിൽ അയക്കാം. സ്റ്റാമ്പ് ഒട്ടിക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ല. വോട്ടറുടെ കൈയിൽനിന്നു ലഭിക്കുന്ന 19-ാം നമ്പർ കവർ റിട്ടേണിങ് ഓഫിസറുടെ ഓഫിസിൽ സൂക്ഷിച്ചിട്ടുള്ള വലിയ പെട്ടിയിൽ നിക്ഷേപിക്കുന്നതോടെയാണ് നടപടിക്രമം പൂർത്തിയാകുന്നത്.