കാസർഗോഡ്: കാറഡുക്ക, കാഞ്ഞങ്ങാട് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തുകള്‍ ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനം ഏര്‍പ്പെടുത്തുന്ന കേരളത്തിലെ ആദ്യ ബ്ലോക്കുകളാകുന്നു. ഇ ഓഫീസ് പ്രഖ്യാപനം നാളെ (ജൂലൈ ഒന്ന്) സി.എച്ച്. കുഞ്ഞമ്പു എം.എല്‍.എ നിര്‍വ്വഹിക്കും. ഗ്രാമ വികസന കമ്മീഷണര്‍ വി.ആര്‍ വിനോദ് മുഖ്യ അതിഥിയാകും. ജില്ലാ കളക്ടര്‍ ഡോ.ഡി സിത്ബാബു ആമുഖ പ്രഭാഷണം നടത്തും.
കാഞ്ഞങ്ങാട് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ് കെ. മണികണ്ഠന്‍ അധ്യക്ഷനാകുന്ന ചടങ്ങില്‍ അഡീഷണല്‍ ഡവലപ്പ്‌മെന്റ് കമ്മീഷണര്‍ വി.എസ്. സന്തോഷ് കുമാര്‍, ദാരിദ്ര്യ ലഖൂകരണ യൂണിറ്റ് പ്രൊജക്ട് ഡയറക്ടര്‍കെ. പ്രദീപന്‍, ശുചിത്വ മിഷന്‍ ജില്ലാ കോഓഡിനേറ്റര്‍ എ. ലക്ഷ്മി, ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റുമാരായ എം. ലക്ഷ്മി, മാധവന്‍ മണിയറ, സി.എ സൈമ, ഷമീന ടീച്ചര്‍ തുടങ്ങിയവര്‍ സംസാരിക്കും. ചടങ്ങില്‍ കാറഡുക്ക് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ് സിജി മാത്യു സ്വാഗതവും ജില്ലാ അസിസ്റ്റന്റ് ഡവലപ്പ്‌മെന്റ് കമ്മീഷണര്‍ നിഫി.എസ്.ഹക്ക് നന്ദിയും പറയും.
കേരളത്തിലെ 152 ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തുകളില്‍ ഇ ഓഫീസുകളാകുന്ന ആദ്യ ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തുകളാകുന്നത് ജില്ലയുടെ നേട്ടമാണ്. ഒരു മാസക്കാലത്തിനുള്ളില്‍ മറ്റ് നാല് ബ്ലോക്ക് പഞ്ചായത്തുകള്‍കൂടി ഇ ഓഫീസ് സൗകര്യത്തിലേക്ക് മാറി ഈ മേഖലയില്‍ സമ്പൂര്‍ണ്ണ നേട്ടം കൈ വരിക്കാനുള്ള ശ്രമം നടന്നു വരികയാണ്.
എന്താണ് ഇ ഓഫീസ്
ഓഫീസ് നടപടിക്രമങ്ങള്‍ ഇലക്ട്രോണിക് രീതിയില്‍ നടത്തുകയും അതുവഴി സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകളെ പേപ്പര്‍ ഇല്ലാത്ത ഓഫീസുകളാക്കി മാറ്റുകയും ഡിജിറ്റല്‍ ആശയവിനിമയത്തിന്റെ നേട്ടങ്ങള്‍ കൈവരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതിന് കേന്ദ്ര സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനമായ നാഷണല്‍ ഇന്‍ഫോര്‍മാറ്റിക്‌സ് സെന്റര്‍ (എന്‍.ഐ.സി) വികസിപ്പിച്ചെടുത്ത സംവിധാനമാണ് ഇ ഓഫീസ്. ഫയല്‍ മാനേജുമെന്റ് സിസ്റ്റം (ഇ ഫയല്‍), നോളജ് മാനേജുമെന്റ് സിസ്റ്റം (കെ.എം.എസ്), സഹകരണ, സന്ദേശ സേവനങ്ങള്‍ (സി.എ.എം.എസ്) എന്നിങ്ങനെയുള്ള വിവിധ മൊഡ്യൂളുകള്‍ ഉള്‍ക്കൊള്ളുന്ന ഒരു ഡിജിറ്റല്‍ വര്‍ക്ക് പ്ലേസ് സംവിധാനമാണിത്.
ഇതു വഴി സേവനങ്ങള്‍ സുഗമമാക്കാനും പരാതികള്‍ ഓണ്‍ലൈന്‍ ആയി സമര്‍പ്പിക്കാനും ജീവനക്കാര്‍ക്ക് വീട്ടിലിരുന്ന് ഫയലുകള്‍ തീര്‍പ്പാക്കാനും സാധിക്കും. സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ 42 വകുപ്പുകളിലും ഫയല്‍ പ്രവാഹം ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് 2013 ഓഗസ്റ്റില്‍ കേരള സര്‍ക്കാര്‍ ഇഓഫീസ് പദ്ധതിക്ക് അംഗീകാരം നല്‍കി.
ഡയറക്ടറേറ്റുകള്‍, ജില്ലാ കളക്ടറേറ്റുകള്‍, സബ് കളക്ടറേറ്റുകള്‍, പ്രാദേശിക കാര്യാലയങ്ങള്‍ എന്നിങ്ങനെയുള്ള വിവിധ തലങ്ങളില്‍ ഇ ഓഫീസ് നടപ്പാക്കാന്‍ പിന്നീട് പദ്ധതി തയ്യാറാക്കി. ഇപ്പോള്‍ കേദേശം എല്ലാ വകുപ്പുകളിലും ഡയറക്ടറേറ്റുകളിലും കമ്മീഷണറേറ്റുകളിലും ഇത് പൂര്‍ണ്ണമായോ ഭാഗികമായോ നടപ്പാക്കിയിട്ടുണ്ട്. ടെക്‌നോപാര്‍ക്കിലെ സ്റ്റേറ്റ് ഡാറ്റാ സെന്ററിലാണ് ഇ ഓഫീസ് പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളുടെ ഏകോപനം. കൂടാതെ ആപ്ലിക്കേഷനിലേക്കുള്ള പ്രവേശനം കേരള സ്റ്റേറ്റ് വൈഡ് ഏരിയ നെറ്റ്വര്‍ക്ക് കണക്റ്റിവിറ്റി മുഖേനയാണ്. കോവിഡ് 19 കാലത്ത് ഏറേ സൌകര്യപ്രദമായ വര്‍ക്ക് അറ്റ് ഹോം ഉപയോഗത്തിനായി സ്വകാര്യ നെറ്റ്വര്‍ക്കില്‍ (വി.പി.എന്‍) കൂടി ഇ ഓഫീസ് ലഭ്യമാക്കിയിരിക്കുന്നു.
ഇഓഫീസിലെ മൊഡ്യൂളുകള്‍
ഫയല്‍ മാനേജുമെന്റ് സിസ്റ്റം (ഇ ഫയല്‍), നോളജ് മാനേജുമെന്റ് സിസ്റ്റം (കെ.എം.എസ്), സഹകരണ, സന്ദേശ സേവനങ്ങള്‍ (സി.എ.എം.എസ്) എന്നിങ്ങനെയുള്ള വിവിധ മൊഡ്യൂളുകള്‍ ഇഓഫീസില്‍ ഉള്‍പ്പെടുന്നു.
ഫയല്‍ മാനേജുമെന്റ് സിസ്റ്റം (ഇ ഫയല്‍)
നിലവിലുള്ള പരമ്പരാഗത കൈയ്യെഴുത്ത് ഫയല്‍ രീതിയിലെ പോരായ്മകള്‍ പരിഹരിക്കുന്നതിനും ഫയലുകള്‍ കൂടുതല്‍ കാര്യക്ഷമമായ ഇലക്ട്രോണിക് സിസ്റ്റം ഉപയോഗിച്ച് വര്‍ക്ക് ഫ്‌ളോ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള സിസ്റ്റമാണ് ഇ.ഫയല്‍. ഓഫീസില്‍ ലഭിക്കുന്ന തപാലുകളുടെ ഡയറൈസേഷന്‍, ഫയലുകള്‍ സൃഷ്ടിക്കല്‍, ഉള്ളടക്കവും റഫറന്‍സിംഗും ഉണ്ടാക്കുക, അംഗീകാരത്തിനായി കരട് തയ്യാറാക്കല്‍, ഉത്തരവുകള്‍ പുറപ്പെടുവിക്കല്‍, കത്ത് അയക്കല്‍, മറ്റ് ഓഫീസുകളിലേക്ക് രേഖകള്‍ കൈമാറിയാല്‍ കൈപ്പറ്റ് രസീതുകളുടെ വിവര ശേഖരണം തുടങ്ങി ഫയലുകളുടെ മുഴുവന്‍ ചലനവും ഇതില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഒടുവില്‍ രേഖകളുടെ ശേഖരം എന്നിവ ഉള്‍പ്പെടെ എല്ലാ ഘട്ടങ്ങളും ഇലക്ട്രോണിക് സിസ്റ്റത്തില്‍ ഉള്‍പ്പെടുന്നു. ഫയലുകളുടെ ചലനം സമയബന്ധിതവും തടസ്സമില്ലാത്തതുമായിത്തീരുന്നു, ഇ ഫയല്‍ എളുപ്പത്തില്‍ തിരയാനും വീണ്ടെടുക്കാനും അവയില്‍ നടപടികള്‍ തല്‍ക്ഷണം എടുക്കാനും കഴിയും. പ്രസക്തമായ ഫയലുകള്‍, പ്രമാണങ്ങള്‍, വിധികള്‍, തീരുമാനങ്ങള്‍ എന്നിവയിലേക്ക് അവ ലിങ്കുചെയ്യാനും പരാമര്‍ശിക്കാനും കഴിയും. ആവശ്യമായ എല്ലാ വിവരങ്ങളും ഒരൊറ്റ ഘട്ടത്തില്‍ ലഭ്യമായതിനാല്‍ ഇത് തീരുമാനമെടുക്കല്‍ ലളിതമാക്കുന്നു. കൂടാതെ ഒരു ഫയലില്‍ എടുക്കുന്ന ഓരോ പ്രവര്‍ത്തനവും ഇലക്ട്രോണിക് രീതിയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനാലും പൗരന്‍മാര്‍ക്ക് ഇതു പരിശോധിക്കാനുള്ള സംവിധാനം ഉള്ളതിനാലും സിസ്റ്റത്തില്‍ കൂടുതല്‍ സുതാര്യതയുണ്ട്.
നോളജ് മാനേജുമെന്റ് സിസ്റ്റം (കെ.എം.എസ്)
നിയമങ്ങള്‍, ചട്ടങ്ങള്‍, സര്‍ക്കുലറുകള്‍, മാര്‍ഗ്ഗനിര്‍ദ്ദേശങ്ങളും മാനദണ്ഡങ്ങളും, നയങ്ങള്‍, ഫോമുകള്‍, വാര്‍ഷിക റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍, ഓഫീസ് ഓര്‍ഡറുകള്‍, ഓഫീസ് മെമ്മോറാണ്ടങ്ങള്‍, മാനുവലുകള്‍ എന്നിവ ഉള്‍പ്പെടുന്ന വലിയ അളവിലുള്ള രേഖകള്‍ നോളജ് മാനേജുമെന്റ് സിസ്റ്റം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. വ്യക്തിഗത തലത്തില്‍ പ്രമാണങ്ങള്‍ അപ്ലോഡുചെയ്യാനും കണ്ടെത്താനും തിരയാനും കാണാനും സഹായിക്കുന്ന ഒരു റോള്‍ അധിഷ്ഠിത സംവിധാനമാണിത്.
ഇഓഫീസ് സിറ്റിസണ്‍ ഇന്റര്‍ഫേസ് (http://eoffice.kerala.gov.in)
ഇഓഫീസ് ഡാറ്റാബേസിലേക്ക് തിരയല്‍ മാത്രം അനുമതി ഉള്ള ഒരു പ്രത്യേക ആപ്ലിക്കേഷനായി ഇഓഫീസ് സിറ്റിസണ്‍ ഇന്റര്‍ഫേസ് പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നു. ഫയല്‍ / തപാല്‍ തിരയാനും അതിന്റെ നില പരിശോധിക്കാനും ഇത് സൗകര്യം നല്‍കുന്നു. കൂടാതെ, സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവുകളും സര്‍ക്കുലറുകളും തിരയാനും കാണാനും കഴിയും. വ്യക്തികള്‍ക്ക് ഓരോ ഫയലിന്റെയും നിലവിലെ നില, ഫയലിന്റെ സ്ഥാനം, കാലതാമസം എന്നിവ കാണാനാകും.
ഫയല്‍ /തപാല്‍ തിരയലില്‍, തങ്ങള്‍ നല്‍കിയ അപേക്ഷക്കോ പരാതിക്കോ കൈപ്പറ്റിയ ഓഫീസില്‍ നിന്നും നല്‍കുന്ന ഏത് നമ്പറും ഉപയോഗിക്കാന്‍ കഴിയും. റഫറന്‍സ് നമ്പര്‍ വകുപ്പിന് അയച്ച കത്തിന്റെ നമ്പറോ വകുപ്പില്‍ നിന്ന് പൗരന് തിരികെ നല്‍കിയ ഏതെങ്കിലും റഫറന്‍സ് നമ്പറോ ആകാം (ഫയല്‍ നമ്പര്‍ അല്ലെങ്കില്‍ ഫയല്‍ കമ്പ്യൂട്ടര്‍ നമ്പര്‍ അല്ലെങ്കില്‍ രസീത് നമ്പര്‍ അല്ലെങ്കില്‍ അപേക്ഷാ നമ്പര്‍ എന്നിവ ആകാം). അല്ലാത്തപക്ഷം, വിഷയം, അയച്ചയാളുടെ വിശദാംശങ്ങള്‍ മുതലായവ ഉപയോഗിച്ച് ഇത് തിരയാനും കഴിയും. ഇത് സുതാര്യതയും ഉത്തരവാദിത്തവും വര്‍ധിപ്പിക്കും.ഇവ കൂടാതെ, ജീവനക്കാരുടെ വിവരശേഖരം (ഇ.എം.ഡി), വ്യക്തിഗത പ്രവര്‍ത്തന വിലയിരുത്തല്‍ റിപ്പോര്‍ട്ട്, ഔദ്യോഗിക യാത്രാവിവര രേഖകള്‍ തുടങ്ങിയവയും ഈ മൊഡ്യൂളിന്റെ ഭാഗമാണ്.