സെക്രട്ടേറിയറ്റ് ഉൾപ്പെടെയുള്ള സർക്കാർ ഓഫീസുകളിലെ ഫയൽ നീക്കം വേഗത്തിലാക്കാൻ പുതിയ സോഫ്റ്റ്വെയർ സ്ഥാപിക്കാനുള്ള നടപടികൾ സർക്കാർ വേഗത്തിലാക്കി. പുതിയ സംവിധാനം ഏർപ്പെടുത്തുന്നതിന് വിളിച്ച പ്രീബിഡ് യോഗത്തിൽ നാലു സ്ഥാപനങ്ങൾ പങ്കെടുത്തു. ഇവർ ഉന്നയിച്ച സംശയങ്ങൾക്ക് മറുപടി നൽകാൻ ഐ. ടി മിഷനെ ചുമതലപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. മെച്ചപ്പെട്ട ഇ ഫയലിംഗ് സംവിധാനം കേരളത്തിന് ലഭ്യമാവുന്നതോടെ ഫയൽ വേഗത്തിൽ കൈകാര്യം ചെയ്യാനും കാര്യക്ഷമത വർധിപ്പിക്കാനും സാധിക്കും.
ധനകാര്യ വകുപ്പ് അഡീഷണൽ ചീഫ് സെക്രട്ടറി, പൊതുഭരണം, ആസൂത്രണം, ഇലക്ട്രോണിക്സും വിവരസാങ്കേതികവിദ്യ വകുപ്പ് സെക്രട്ടറിമാരും അടങ്ങുന്ന കമ്മിറ്റിക്കാണ് പുതിയ സംവിധാനം ഏർപ്പെടുത്തുന്നത് പരിശോധിക്കാനുള്ള ചുമതല. കമ്മിറ്റിയുടെ തീരുമാനപ്രകാരം മറ്റു സംസ്ഥാനങ്ങൾ സന്ദർശിച്ച് ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനം പഠിക്കാൻ ഉദ്യോഗസ്ഥതലത്തിൽ രണ്ടു സമിതികളെയും നിയോഗിച്ചിരുന്നു.
ഗുജറാത്ത്, രാജസ്ഥാൻ, ജാർഖണ്ഡ് അടക്കുമുള്ള മിക്ക സംസ്ഥാനങ്ങളും സ്വകാര്യ ഇ ഫയലിംഗ് സംവിധാനം ഫലപ്രദമായി ഉപയോഗിക്കുന്നതായി സമിതികൾ കണ്ടെത്തി. നിലവിൽ കേരളം ഉപയോഗിക്കുന്ന എൻ. ഐ. സിയുടെ ഇ ഫയലിംഗ് സംവിധാനത്തേക്കാൾ വളരെ മെച്ചപ്പെട്ടതാണ് മറ്റു സംസ്ഥാനങ്ങളിലെ സംവിധാനം.
കേരളത്തിലെ ഇ ഫയലിംഗ് സംവിധാനം സംബന്ധിച്ച് ജീവനക്കാരുടെ ഭാഗത്ത് നിന്ന് നിരവധി പരാതികൾ ഉയർന്ന സാഹചര്യത്തിലാണ് സർക്കാർ പുതിയതിനെക്കുറിച്ച് ആലോചിച്ചത്. കേന്ദ്ര സർക്കാരിന്റെ ഫയൽ പ്രോസസിംഗും വിവിധ രജിസ്റ്ററുകളും ആധാരമാക്കി എൻ. ഐ. സി തയ്യാറാക്കിയ സംവിധാനമാണ് നിലവിൽ കേരളം ഉപയോഗിക്കുന്നത്. ഇതിനെ സംസ്ഥാനത്തിന് അനുയോജ്യമായ വിധത്തിൽ പാകപ്പെടുത്തിയെടുക്കാൻ നിരവധി ശ്രമങ്ങൾ നടത്തിയെങ്കിലും സാധിച്ചില്ല.
മുഖ്യമന്ത്രി വിളിച്ചു ചേർത്ത യോഗത്തിലടക്കം സംവിധാനത്തെക്കുറിച്ച് പരാതി ഉയർന്നിരുന്നു. എൻ. ഐ. സിയുടെ ഇ ഫയലിംഗ് സംവിധാനം സൗജന്യമായാണ് സംസ്ഥാനത്തിന് നൽകുന്നതെങ്കിലും പരിപാലന ചുമതലയുള്ള ജീവനക്കാർക്കായി സർക്കാർ വലിയ തുക നൽകുന്നുണ്ട്. അതിനാൽ പുതിയ ഇ ഫയൽ സംവിധാനം വലിയ സാമ്പത്തിക ബാധ്യത സൃഷ്ടിക്കില്ലെന്നാണ് സർക്കാർ വിലയിരുത്തുന്നത്.